Gestión de citas

Todo lo que entra por el formulario público —y lo que apuntas tú por teléfono— aterriza aquí. Es la pantalla donde confirmas, asignas y llevas el control de quién vino y quién no.

Dónde está

DocFlow › Citas para el listado, DocFlow › Calendario para verlo sobre un calendario.

Estados

Estado	Qué significa
Pendiente	Recién reservada. Es como entra todo lo que llega del formulario público.
Confirmada	Validada por la clínica. Se marca sola al asignar cubículo y tratante.
Cancelada	Anulada. Libera su plaza al instante, así que el hueco vuelve a ofrecerse.

Control de asistencia

Independiente del estado: el estado dice qué pasará, la asistencia dice qué pasó.

Valor	Cuándo se usa
Asistió	El paciente vino.
No asistió	No se presentó y no avisó.
Canceló	Avisó de que no venía.
Reagendó	Se movió a otra fecha.

Se puede dejar sin registrar. Marcarlo es lo que después permite medir el absentismo y, si usas webhooks, disparar automatizaciones de recuperación de pacientes.

El listado

El listado se abre en «Próximas»: muestra las citas de hoy en adelante. El histórico no desaparece, se pide con el filtro de fecha. Es lo que evita que el trabajo de la semana quede enterrado bajo años de citas ya atendidas.

El día de hoy cuenta entero, aunque la hora ya haya pasado: a media tarde sigues viendo la cita de las nueve para registrar su asistencia.

Filtro de fecha	Qué muestra
Próximas	De hoy en adelante. Es lo que ves al entrar.
Hoy	Solo el día de hoy.
Esta semana	De lunes a domingo de la semana en curso.
Este mes	El mes en curso, completo.
Pasadas	Todo lo anterior a hoy, de lo más reciente hacia atrás.
Todas las fechas	Sin límite de fecha.

Se combina con los filtros de sede, estado, cubículo y tratante.

Cada fila permite cambiar estado y asistencia directamente desde el listado, sin abrir la cita. Para el resto de cambios, entra en Editar.

El número de citas por página se configura en DocFlow › Ajustes › Diseño.

Crear una cita a mano

Desde Añadir cita en el listado o pulsando sobre un hueco del calendario. Los campos:

Campo	Notas
Sede, Servicio	Los desplegables se filtran entre sí: al elegir sede solo verás sus servicios.
Cubículo, Tratante	Opcionales, pero solo aparecen los compatibles con la sede y el servicio.
Fecha y hora	Debe caer dentro de un tramo de atención de la sede.
Datos del paciente	Nombre obligatorio; email y teléfono con su prefijo de país.
Notas	Internas.

Como mínimo hacen falta la fecha de inicio y el nombre del paciente. Si dejas la hora de fin vacía, se calcula sola a partir de la duración del servicio.

La ficha de paciente se busca por email o teléfono y se reutiliza; si no existe, se crea.

Validaciones al guardar

El sistema rechaza la cita, con un aviso que explica el motivo, si:

• la hora cae fuera del horario de atención de la sede, o el inicio y el fin no son el mismo día;
• el tratante no atiende en esa sede a esa hora;
• el tratante ya tiene otra cita que solapa, esté en la sede que esté;
• el cubículo no pertenece a la sede o no ofrece ese servicio;
• el email no es válido (es opcional, pero si lo pones tiene que estar bien).

El calendario

DocFlow › Calendario muestra las citas en vista de mes, semana, día o consultorios (una columna por cubículo, útil para ver la ocupación real de la sede).

Filtros por sede, tratante y cubículo. Pulsando sobre un hueco libre se abre el alta de cita con la fecha ya rellenada.

Cada cita se pinta con el color de su tratante (la leyenda de arriba dice cuál es el de cada uno; se cambia en la ficha del tratante). El estado se lee en el borde: discontinuo si está pendiente, y las canceladas salen atenuadas y tachadas. Las citas sin tratante son grises.

Cosas a tener en cuenta

Ten en cuenta: cancelar es preferible a borrar. Una cita cancelada libera su plaza igual, pero conserva el historial del paciente y el motivo.

Ten en cuenta: al alcanzar la cuota mensual de citas de tu plan no se puede dar de alta ninguna más, ni a mano ni desde el formulario público, hasta el mes siguiente o hasta que mejores el plan. Las canceladas no cuentan para la cuota.

Ver también

• Panel de gestión — lo mismo desde el frontend, para tu equipo.
• Horarios y disponibilidad — por qué se rechaza una hora.
• Webhooks — avisar a tu CRM de cada cambio de estado.